Política de tratamiento de datos personales

SC INGENIERÍA Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. — NIT. 901.677.620-0

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

Código: POL-ADM-01 · Versión: 3 · Fecha de expedición: 04 de septiembre de 2026

Sustituye la versión 2 del 31 de agosto de 2026.

1. Responsable del tratamiento

SC INGENIERÍA Y CONSTRUCCIÓN S.A.S. (en adelante, «SC Ingeniería»), NIT 901.677.620-0, con domicilio en la Carrera 15 N° 95-64, Oficina 306, Bogotá D.C., teléfono +57 321 569 8013, correo electrónico info@scingenieria.com y sitio web www.scingenieria.com, es responsable del tratamiento de los datos personales recogidos en desarrollo de su objeto social: mantenimiento y modernización de equipos de transporte vertical, automatización de edificios y sistemas de seguridad electrónica.

2. Marco normativo

Esta política se expide en cumplimiento del artículo 15 de la Constitución Política, la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 compilado en el Decreto 1074 de 2015, la Ley 1755 de 2015 en lo relativo al trámite de peticiones, y las guías que sobre videovigilancia y sobre tratamiento de datos biométricos ha expedido la Superintendencia de Industria y Comercio. El tratamiento de datos biométricos se sujeta al artículo 5 de la Ley 1581 de 2012; la transferencia de datos al exterior, a su artículo 26.

3. Definiciones

Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

Dato sensible: aquel que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación. Los datos biométricos son datos sensibles.

Dato biométrico: el que resulta de una característica física de la persona y permite identificarla de manera única, como la huella dactilar o la imagen del rostro utilizada para reconocimiento facial.

Plantilla biométrica: representación matemática de esa característica, almacenada en el equipo de control de acceso. No es la imagen ni la huella, y de ella no puede reconstruirse el original.

Enrolamiento: proceso de creación del usuario de una persona en un sistema de control de acceso, incluida la captura de su medio de identificación.

Responsable: quien decide sobre las bases de datos y la finalidad del tratamiento.

Encargado: quien realiza el tratamiento por cuenta del responsable.

Transferencia internacional: envío de datos personales a un receptor ubicado fuera de Colombia.

Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular.

4. Doble rol: cuándo SC Ingeniería es responsable y cuándo es encargada

SC Ingeniería es responsable de las bases de datos propias: clientes y contactos comerciales, empleados y candidatos, proveedores, personal en campo y usuarios de sus canales digitales.

SC Ingeniería es encargada, no responsable, de los datos de residentes, visitantes y vehículos de las copropiedades. En estos casos el responsable es la copropiedad, que decide quién accede al edificio y con qué medio. SC Ingeniería recoge, configura y administra esa información únicamente conforme a las instrucciones escritas del responsable, no la usa para fines propios, no la comercializa y la devuelve o suprime al terminar el contrato. En la práctica, esto significa que el administrador del edificio conserva el control sobre quién entra y sobre la información de sus residentes, y SC Ingeniería responde por su custodia mientras preste el servicio. Estas instrucciones constan en el Anexo de Tratamiento de Datos Personales que se suscribe con cada copropiedad y que hace parte del contrato.

Terminado el enrolamiento, la administración del sistema sigue uno de dos caminos, según lo pacte cada copropiedad:

a) La copropiedad administra. SC Ingeniería entrega las credenciales de administrador al edificio mediante acta, capacita al personal que designe el administrador y deja constancia firmada de esa capacitación. Desde la fecha del acta, SC Ingeniería no administra usuarios y suprime la información recogida para el enrolamiento, conforme al numeral 13.

b) SC Ingeniería administra. Cuando la copropiedad contrata el servicio de mantenimiento con administración de usuarios, SC Ingeniería conserva la cuenta de administrador para altas, bajas y modificación de permisos, siempre a solicitud escrita del administrador del edificio.

5. Bases de datos y finalidades

a) Clientes y contactos comerciales: elaboración de cotizaciones, ejecución de contratos, facturación electrónica, remisión de informes de servicio, comunicaciones sobre el servicio, gestión de cartera y cumplimiento de obligaciones legales, contables y tributarias.

b) Residentes y usuarios de edificios, tratados por encargo: creación y administración de usuarios en los sistemas de control de acceso, citofonía y seguridad instalados o administrados por SC Ingeniería en cada copropiedad. El detalle está en el numeral 6.

c) Videovigilancia: vigilancia de personas, bienes e instalaciones. El alcance de SC Ingeniería en esta materia está delimitado en el numeral 7.

d) Portería y correspondencia: identificación del destinatario para notificar la llegada de paquetes, correspondencia y recibos de servicios públicos en los edificios donde SC Ingeniería presta el servicio de Asistente Multipropósito.

e) Empleados y candidatos: selección, vinculación, gestión laboral, seguridad social, seguridad y salud en el trabajo, y certificaciones laborales.

f) Personal en campo: registro de la ubicación del personal técnico durante la jornada laboral, con fines de asignación de tareas, verificación de la ejecución del servicio y seguridad del propio trabajador. Este tratamiento se limita a la jornada y a los dispositivos de trabajo, se informa al trabajador y consta en su autorización.

g) Firmas de recibo en campo: captura de la firma y el nombre de quien recibe el servicio en cada visita, como constancia de ejecución.

h) Proveedores: verificación, contratación, pagos y evaluación de desempeño.

i) Web y canales digitales: atención de consultas, envío de comunicaciones comerciales autorizadas y analítica de navegación.

6. Enrolamiento en sistemas de control de acceso

Este numeral describe cómo se recogen y se tratan los datos de los residentes. La copropiedad es la responsable; SC Ingeniería actúa por encargo suyo.

6.1 Cómo se recogen. A través de un formulario en línea publicado por SC Ingeniería y difundido por el administrador del edificio entre los residentes. Cada persona diligencia sus propios datos. Tratándose de menores de edad, el formulario debe ser diligenciado por su representante legal, quien se identifica e indica su parentesco.

6.2 Qué se recoge y para qué.

6.3 Medios de acceso y carácter facultativo de la biometría. El titular escoge libremente entre huella dactilar, reconocimiento facial, tag de proximidad y aplicación en el teléfono. La huella y el rostro son datos biométricos y, por tanto, datos sensibles: entregarlos es voluntario. Quien decida no entregarlos accede con tag de proximidad o con la aplicación, sin restricción alguna en el servicio ni en el ejercicio de sus derechos como residente. Ningún servicio se condiciona a la entrega de datos biométricos. La autorización para tratar datos biométricos se recoge en casilla separada, no premarcada, y puede revocarse en cualquier momento.

6.4 Fotografía. Cuando el titular escoge reconocimiento facial, puede aportar una fotografía tipo documento —rostro descubierto, de frente, fondo claro— a través del formulario, o presentarse a la jornada presencial de enrolamiento. La fotografía se usa exclusivamente para generar la plantilla biométrica en el equipo del edificio. Una vez confirmado el enrolamiento, SC Ingeniería suprime la fotografía de sus sistemas dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. SC Ingeniería no conserva fotografías de residentes después de ese término.

6.5 Enrolamiento presencial. La captura de huella y, cuando corresponda, del rostro, se realiza en jornada presencial convocada por la administración, sobre los equipos instalados en el edificio, en presencia del titular. La plantilla biométrica queda almacenada en el equipo de control de acceso; SC Ingeniería no conserva copia separada de ella.

6.6 Identificador del usuario. El sistema de control de acceso asigna a cada persona un identificador que, una vez creado, no puede modificarse. Por esa razón, cualquier corrección posterior sobre la identificación de un usuario se hace eliminando el usuario y creándolo de nuevo.

6.7 Vigencia de los permisos y actualización. Los permisos se crean con la vigencia que el sistema asigna por defecto, de diez (10) años. Esa vigencia es técnica y no equivale al plazo de conservación del dato: la permanencia de una persona en el sistema depende de que conserve su condición de residente. La copropiedad debe comunicar por escrito, al correo del sistema o a info@scingenieria.com, toda mudanza, venta, cambio de tenencia o novedad que implique retirar o agregar personas, y SC Ingeniería procede dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. Como control adicional, SC Ingeniería realiza con el administrador una revisión anual del listado de usuarios activos para depurar quienes ya no residen en el edificio. Esta revisión se documenta.

6.8 Constancia para el titular. Al enviar el formulario, el titular recibe en su correo copia de lo que autorizó, la fecha y la hora del registro, y la indicación de cómo consultar, actualizar o revocar.

7. Videovigilancia

Las grabaciones de los sistemas de CCTV que SC Ingeniería instala o mantiene se almacenan localmente en el equipo de grabación adquirido por la copropiedad, que es su propietaria y responsable. SC Ingeniería no aloja, no replica y no conserva copia de esas grabaciones. El tiempo de retención lo determina la capacidad del disco de cada instalación, transcurrido el cual el sistema sobrescribe automáticamente.

SC Ingeniería puede acceder al sistema con su usuario y descargar fragmentos de video únicamente a solicitud escrita de la administración del edificio, ante una novedad concreta. El fragmento se entrega al solicitante y se suprime de los equipos de SC Ingeniería dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su entrega. Cada descarga queda registrada con la fecha, el solicitante y el motivo.

Las zonas vigiladas se señalizan con el aviso de videovigilancia correspondiente (formato FTO-OPE-04), cuya fijación corresponde a la copropiedad.

8. Datos sensibles y datos de menores de edad

Son datos sensibles los biométricos que se traten con ocasión del control de acceso y los datos de salud que se manejen en el marco del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo respecto de los trabajadores de SC Ingeniería. Su tratamiento requiere autorización expresa, se recoge en casilla separada y la respuesta a las preguntas sobre datos sensibles es facultativa.

Los datos de menores de edad solo se tratan cuando responda a su interés superior —por ejemplo, el acceso de un menor residente a su propio edificio— y siempre con autorización de su representante legal, quien se identifica al otorgarla.

9. Transmisión y transferencia internacional de datos

Para prestar sus servicios, SC Ingeniería se apoya en proveedores tecnológicos que actúan como encargados: plataformas de control de acceso y videovigilancia, servicios de nube y bases de datos, correo y ofimática, facturación electrónica, y aplicaciones de gestión de personal en campo. Algunos de estos proveedores tienen servidores fuera de Colombia.

En particular, la plataforma de control de acceso opera en la nube del fabricante, con servidores ubicados fuera del país. Por esa razón, cuando el titular escoge un medio de acceso que requiere esa plataforma, se le solicita autorización expresa e inequívoca para la transferencia internacional de sus datos, en los términos del artículo 26 de la Ley 1581 de 2012. Esa autorización se recoge en casilla separada y su negativa no impide el acceso al edificio por los medios que no dependen de la plataforma.

SC Ingeniería no comercializa bases de datos ni comparte información con terceros para fines distintos de los descritos en esta política, salvo requerimiento de autoridad competente.

10. Derechos de los titulares

a) Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

b) Solicitar prueba de la autorización otorgada.

c) Ser informado del uso que se ha dado a sus datos.

d) Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

e) Revocar la autorización y solicitar la supresión del dato cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.

Tratándose de datos de residentes, el titular puede dirigirse indistintamente a la administración de su copropiedad, que es la responsable, o a SC Ingeniería, que dará traslado y acompañará la respuesta.

11. Procedimiento de consultas y reclamos

Los titulares ejercen sus derechos escribiendo a info@scingenieria.com o comunicándose al +57 321 569 8013, indicando su nombre, número de identificación, la descripción de la solicitud y una dirección de contacto. Las consultas se atienden en un término máximo de diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más previa comunicación al titular; los reclamos, en un término máximo de quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más, conforme a los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta, se entenderá desistido. El procedimiento interno está documentado en el PRC-ADM-01.

12. Medidas de seguridad

SC Ingeniería aplica medidas técnicas, humanas y administrativas proporcionales a la naturaleza de los datos:

— Control de acceso por roles en sus sistemas de información, con autenticación reforzada.

— Las carpetas que contienen listados de residentes son de acceso restringido al representante legal y al personal expresamente autorizado para esa campaña de enrolamiento.

— Para cada edificio se crea una cuenta de correo dedicada como cuenta maestra del aplicativo de control de acceso, separada de las cuentas personales de los técnicos, de modo que la salida de un empleado no comprometa el acceso al sistema del edificio.

— En el sistema de control de acceso, el nombre visible del usuario es la unidad privada y no el nombre de la persona, de modo que quien opera la portería no visualiza la identidad completa de los residentes.

— Acuerdos de confidencialidad con empleados y proveedores.

— Copias de seguridad periódicas y registro de auditoría de las operaciones sobre los datos.

— Registro de cada descarga de video, con solicitante y motivo.

13. Conservación y supresión

Al terminar el contrato o al entregar la administración al edificio, SC Ingeniería suprime la información recogida para el enrolamiento y deja acta de supresión firmada, indicando qué se suprimió y en qué fecha. La información que reside en los equipos del edificio no se altera: pertenece a la copropiedad.

14. Vigencia

Esta política rige a partir del 04 de septiembre de 2026 y sustituye la versión 2 del 31 de agosto de 2026. Su versión actualizada está disponible de manera permanente en www.scingenieria.com. Las versiones anteriores se conservan publicadas por referencia, dado que algunos contratos las citan.